متابعة الموقوف صرفه


تعريف: هي أوامر اعتماد الصرف وأذونات التسوية التي نفد الإعتماد المؤدى عليها من بنود الميزانية0

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
أمر اعتماد الصرف أو إذن التسوية نفد اعتمادها أو مخصصها0

الإجراء:
عند نفاد اعتماد البند المعد علية أمر اعتماد الصرف أو إذن التسوية يتم الأتي:
1) يسجل في البنود الموقوف صرفها لنفاد الإعتماد المخصص في الميزانية0
2) بيانات تفصيلية بالموقوف صرفه على البند0
3) يعد خطاب إلى إدارة الميزانية يتضمن طلب تدبير مبالغ مالية إضافية إلى البند لصرفها أو تسديدها عن طريق المناقلات أو التدعيم للبنود المختصة0
4) يتم متابعتها وفي حالة تدعيم البند تستكمل إجراءات الصرف أو التسديد0
5) يعد تقرير شهري عن الحالة المالية وربع سنوي لكافة بنود وبرامج ومشاريع أبواب الميزانية لإدارة الميزانية للوكلاء والوكلاء المساعدين ومدراء عمود القطاعات يوضح الوفر و المنصرف الفعلي والموقوف صرفه حتى تاريخ محدد0

الضوابط:
على ضوء الحالة المالية يتم عمل مناقلات أو تدعيم الإعتمادات لبعض البنود التي نفدت إعتماداتها من قبل المختصين بإدارة الميزانية وزارة المالية0







مطابقة الحسابات


تعريف: هي مطابقة المستحقات المالية التي تتم بين الجهات الحكومية لقاء تقديم خدمات مشتركة أو مع المؤسسات أو الشركات الحكومية الأخرى0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهات الحكومية بطلب المطابقة 0
2) فواتير من الجهة مقدمة الخدمة0

الإجراءات:
1) إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
2) مخاطبة الجهة بطلب المطابقة0
3) إستلام شهادة المطابقة من الجهة0

الضوابط:
1) الشهادة موقعة ومصدقة ومختومة من الجهتين0
2) التأكد من أن السجلات في الجهتين مطابقة شهرياً0
3) لكل سنة مالية مطابقة واحدة فقط0





فتح حسابات بنكية


تعريف:هي الحسابات البنكية التي تفتح في البنوك المحلية لإيداع الرواتب ولبدلات وغيرها الخاصة بالموظفين ومستحقات الأخرى للجهة.
الجهة المختصة: الإدارة المالية0
النماذج:
1)خطاب من الجهة المراد فتح حساب لها0
2)إرفاق مسودة الاتفاقية مع البنك0
3)خطاب البنك بالموافقة على فتح الحساب.
4)نماذج تواقيع المفوضين بالسحب والإيداع من الحساب.
الإجراءات:
1)إعداد خطاب إلى وزارة المالية بطلب الموافقة على فتح الحساب وإحالته إلى مؤسسة النقد لتوجيه خطاب إلى البنك بالموافقة .
2) لإستكمال الموافقات يتم مخاطبة الجهة لإرسال أصل الاتفاقية وصورة نماذج تواقيع المفوضين بالسحب والإيداع من الحساب لإعتمادها.
الضوابط:
1) الخطاب المرسل لوزارة المالية ولمؤسسة النقد العربي السعودي بتوقيع معالي الوزير0
2) متابعة أرصدة الحساب ومطابقتها مع سجلات الإيداع والسحب النظامية لدى الجهة.
3) يتكون رقم الحساب من عشر خانات رقمية0




إعداد الجدول الشهري

تعريف: هي النتيجة النهائية لحاصل ترصيد وجمع العمليات المالية للشهر المعني الذي تم بموجبه تسجيل المستندات النظامية (أمر إعتماد الصرف ،إذن التسوية) بدفتر اليومية والدفاتر المحاسبية الأخرى والأضابير و التي ترسل لديوان المراقبة العامة ووزارة المالية ووزارة الاقتصاد والتخطيط .

الجهة المختصة: الإدارة المالية.

الإجراءات:
1)قيد العلميات المحاسبية في الدفاتر المحاسبية الحكومية0
2) مطابقة المبالغ مع كافة الدفاتر المحاسبية الحكومية00
3) مطابقة أرصدة الأضابير مع الدفاتر المحاسبية الحكومية0
4) تجميع وترصيد الشهر الحالي والفترة الماضية وتدوين الرصيد بالمداد الأزرق.
5) طباعة الجدول الشهري آلياً من التقارير الشهرية.
الضوابط:
يبدأ أول جدول شهري من بداية السنة المالية حسب التعليمات المالية الواردة من وزارة المالية والأشهر الأخرى لكل شهر هجري من بدايته إلى نهايته ماعداً الفترة الأخيرة من السنة المالية فتشمل الشهر الأخير مع المتبقي من السنة المالية0





إيداع الزيادة في الصرف


تعريف:هو إيداع المبالغ المصروفة بالزيادة0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الفرع أو الإدارة المودعة0
2) صورة أصلية من إشعار الإيداع0
3) صور من القرارات الإدارية إن وجدت0
4) صور من المسيرات 0
5) أصل أمر القبض وصور إيصالات الإستلام الاصلية0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها0






الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /تأمينات اجتماعية


تعريف:هو طلب صرف استحقاق عٌلى في حساب الأمانات تأمينات إجتماعية0

الجهة المختصة : الإدارة المالية 0

الإجراءات:
1) الطباعة آلياً البيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة تأمينات اجتماعية إفرادياً.
2) إعداد أمرأعتماد صرف من حساب الأمانات المتنوعة تأمينات اجتماعية وطباعته آلياً0
3) طباعة رصيد العهد المسجلة على المؤسسة العامة للتأمينات الإجتماعية وإستقطاعها من الإستحقاق.
4) عند ورود الشيك إرفاق بيان تفصيلي مع الشيك عند الصرف.

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات0







الصرف بالاستبعاد من حساب الإيرادات

تعريف: هوصرف مبالغ مالية سبق إيداعها في حساب الإيرادات.

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
1) طلب إلى الجهة من صاحب الإستحقاق لصرف إستحقاقه.
2) خطاب من الجهة إلى الإدارة المالية بطلب الصرف.
3) صورة من السجل التجاري للمؤسسات والشركات.
4) صورة من بطاقة الأحوال الشخصية للأفراد.
5) صورة من إشعار الإيداع0
6) صور من القرارات الإدارية0

الإجراءات:
1) إعداد إقرار مالي بالموافقة على الصرف بالإستبعاد ومجاز من المراقب المالي للأفراد (أما المؤسسات والشركات) فيرسل إلى وزارة المالية لإجازة الصرف.
2) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0
3) إرفاق صورة من التسوية المدخل بها المبلغ إلى حساب الإيرادات.
الضوابط:
التأكد من إرفاق جميع البيانات ومطابقتها0





إيداع المتبقي من الإعانات الزراعية


تعريف: هو المبالغ المصروفة للفروع كإعانات زراعية ولم تصرف للمستحقين (المزارعين) خلال المدة النظامية وأودعت لدى مؤسسة النقد العربي السعودي.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الجهة المودعة.
2) إشعار الإيداع0
3) بيان بكميات الخرص لجميع المزارعين0
4) بيان بأسماء ومبالغ المواطنين المستحقين للإعانات الزراعية والمعادة مبالغها لعدم استلامها.

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
مطابقة إشعار الإيداع مع البيانات المرفقة0






إيداع المبيعات الحكومية


تعريف: هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أو بشيك مصدق مقابل مبيعات حكومية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة التي تم فيها البيع0
2) خطاب من إدارة المستودعات يجيز البيع0
3) إشعار الايداع0
4) أصل محضر التثمين0
5) أصل محضر البيع0
6) أصل أمر القبض وصورة إيصال الإستلام0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها0
2) التأكد من أن إجراءات البيع تمت حسب نظام المنافسات والمشتريات الحكومية





إيداع الجزاءات والغرامات


تعريف: هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أو بشيك مصدق مقابل جزاءات وغرامات تم استقطاعها نظاماً.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة0
2) إشعار الإيداع0
3) أصل أمر القبض وصور إيصال الإستلام.

الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)التأكد من إرفاق جميع المستندات ومطابقتها مع المبالغ المودعة0
2) التأكد من نظامية إجراءات الحسم أو الاستقطاع.






التعلية لحساب الأمانات مرتجع


تعريف:هي الرواتب المعادة والتي لم يستلمها صاحب الحق خلال المدة النظامية(15) يوماُ.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
1) خطاب من الجهة المودعة0
2) إشعار الإيداع0
3) صور من القرارات الإدارية0
4) صور من المسيرات0

الإجراء:
إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1)أن لايكون الإستحقاق لسنة مالية ماضية فيسجل لحساب الإيرادات المتنوعة.
2) أن يوضح في خطاب الجهة سبب الاعادة0





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة/ تقاعد


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة /تقاعد0

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات /تقاعد للشهر المطلوب صرفه.

الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0
2) إعداد حافظة التقاعد للشهر المطلوب صرفه0
الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات /مرتجع رواتب


تعريف:هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات مرتجع رواتب ولم يستلم خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب من الجهة طالبة الصرف ومرفق معه أسباب التعلية ونظامية صرف المبلغ.
2) طلب صرف من صاحب الإستحقاق.
3) إرفاق صورة من السجل المدني للمستفيد.
4) صورة من إذن التسوية المُعلى في حساب الأمانات مرتجع رواتب0

الإجراءات:
1) بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب0
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً.

الضوابط:
1) التأكد من صرف المبلغ من المبلغ المعلى في الأمانات.
2) التأكد من بيانات صاحب الإستحقاق وجهة عمله.



الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /بنك الزراعي


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي مبلغة في حساب الأمانات لصالح الأمانات البنك الزراعي .

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0
2) صورة من خطاب البنك يوضح رقم القرض أو العقد.
3)صورة من السجل المدني للمقترض.

الإجراءات:
1) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعتة آلياً .
2) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة البنك الزراعي0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة /بنك التسليف


تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة لصالح بنك التسليف بسبب عدم إستلامه خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) صورة من السجل المدني للمقترض.
2)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0

الإجراءات:
1) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة لصالح بنك التسليف
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.





الصرف من حساب الأمانات المتنوعة/صندوق التنمية العقاري

تعريف: هو طلب صرف استحقاق عُلي في حساب الأمانات المتنوعة صندوق التنمية العقاري بسبب عدم إستلام المبلغ خلال السنة المالية 0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1 ) صورة من السجل المدني للمقترض.
2)بيان بأسماء المقترضين موضح بها رقم العقد 0

الإجراءات:
1) طباعة بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات المتنوعة لصالح صندوق التنمية العقاري.
2) إعداد أمر اعتماد صرف وطباعته آلياً .

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات والتأكد من عدم تكرار الصرف.






إيــداع الإيجــــارات



تعريف:هي المبالغ المودعة في حساب الوزارة نقداً أوبموجب شيك مصدق مقابل إيجار منشأة أو قطعة أرض مملوكة للوزارة .

الجهة المختصة:الإدارة المالية 0

النماذج:
1) خطاب الجهة المؤجرة.
2) خطاب من الشخص الذي يريد الاستئجار0
3) صورة من إشعار الإيداع الأصلية0
4) أصل أمر القبض وصورة من إيصال الإستلام0
5) أصل عقد الإيجار0
6) صورة من موافقة صاحب الصلاحية على إجازة العقد0

الإجراء:
إعداد أذن التسوية وطباعتها آلياً0

الضوابط:
1) التأكد من إرفاق جميع المستندات النظامية .
2) أن يكون العقد من تاريخ انتهاء العقد السابق .
3) موافقة صاحب الصلاحية.




الإزالة إلى حساب الإيرادات المختلفة نهاية السنة المالية


تعريف: هي المبالغ المُعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب ولم تصرف خلال السنة المالية الماضية وتزال لحساب الإيرادات المختلفة نهاية الفترة المتممة.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

الإجراءات:
1)إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
2) بيان بالمبالغ المعلاة في حساب الأمانات مرتجع رواتب في نهاية السنة المالية0

الضوابط:
التأكد من مطابقة المبالغ مع السجلات0








إثبات العهـــدة


تعريف: هو إثبات المبالغ النقدية المطالب بها الأفراد أوالجهات أو التي تم صرفها بالزيادة بدون وجه حق والمبالغ المطالب بهاالشركات والمؤسسات لقاء غرامة لم تحصل أو عجزمالى لدى أمناء العهد أو الصناديق والمستودعات0
الجهة المختصة : الإدارة المالية 0
النماذج:
1) أصل خطاب الجهات الرقابية بوجود زيادة في الصرف للأفراد أو الجهات أو نقص في إحتساب الغرامة أو عدم احتسابها على الشركات والمؤسسات0
2) محضر الجرد بالنسبة لأمناء الصناديق أو المستودعات0
الإجراءات:
1) مخاطبة الفرد أو الشخص أو الشركة التي بذمتها مبالغ لصالح خزينة الدولة لمدة شهر.
2) مخاطبة الفرد أو الشخص أو الشركة مرة أخرى مع توجيه إنذار نهائي لتسجيل العهدة.
3) إعداد إذن التسوية وطباعتها آلياً0
الضوابط
1)التأكد من صحة إحتساب المبلغ المطلوب قيده كعهده0
2) التأكد من المستندات النظامية لإحتساب العهدة ونوعها.




قيـــد العهــــدة


تعريف: هو تسجيل مبلغ العهده والتي تم إعداد إذن التسوية لها في الدفاتر المحاسبية الحكومية المختصة0

الجهة المختصة :الإدارة المالية0

النماذج:
1) إذن التسوية المجاز نظاماً0
2) أمرإعتماد الصرف المجاز نظاماً0

الإجراءات:
1) تسجيل مبلغ العهدة في دفتر إجمالي وأفرادي العهد وفي الحاسب الآلي في خانة المدين0
2) تعميم على الوزارات والجهات الحكومية بالحجز على مستحقات الشركات والمؤسسات لسداد المبلغ.
3) الكتابة إلى وزارة العدل للحجز على مستحقات الأفراد أو المبالغ المستحقة عليهم.
4) حسم قيمة العهدة من استحقاقات الموظف حسب النظام.






تســديد العهـــدة


تعريف: هو إنزال كامل العهده أو جزء منها بعد سداد كامل المبلغ أو جزء منه.

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) أصل صورة إشعار الإيداع.
2) خطاب الجهة المودع بها المبلغ.
3) صورة من أمر الصرف في حالة الإستقطاع من المستحقات.

الإجراءات:
1) إعداد إذن التسوية في حالة السداد تم بالإشعار
2) إعداد خطاب للجهة المسددة بسداد العهدة.
3) التسجيل في اليومية في الدفاتر الخاصة بالعهدة.

الضوابط:
أن يكون إذن التسوية وأمر إعتماد الصرف مجاز من حيث تواقيع أصحاب الصلاحيات وقيدها وتسجيلها باليومية0