إيداع متحصلات الصندوق بمؤسسة النقد العربي السعودي


تعريف: هو إيداع جميع متحصلات الـصندوق النقـدية أو الشيكات في حسـاب الـوزارة لـدى مؤسسة النقـد العـربي السعودي0

الجهة المختصة:الإدارة المالية.

النماذج:
خطاب الإيداع المعد مـن قبل وزارة المالية0

الإجراءات:
إعـداد خطاب يوضـح أرقـام الحسـابات الخـاصة ببنود الإيداع ونوعـه (نقداً أو شيـك) وإيداعهـا لمؤسسة النقـد العربي السعودي0




صرف الحوالات


تعريف: هو صرف مبالغ الحوالات المعدة من قبل شعبة المصروفات بالإدارة المالية للمستفيدين نقداً0

الجهة المختصة: الإدارة المالية .

النماذج:
حوالة على الصندوق(نموذج رقم 4).

الإجراءات:
كتابة اسم المستفيد وتوقيعه على الحوالة من الخلف ومن ثم تسليمه مبلغ الحوالة نقداً0

الضوابط:
1) مطابقة أسم المستفيد مع بطاقة الأحوال الشخصية0
2)أن يكون مبلغ الحواله أقل من عشرين ألـف ريال0
3) يوضـح في الحوالة نـوع النـفقة وأسم المستفيد آلياً.






مقبوضات الصندوق


تعريف: هو إستلام المبالغ النقدية والشيكات المصدقه الخاصة بالجهة المستفيده0

الجهة المختصة : الإدارة المالية

النماذج:
1) أمر القبض (نموذج رقم 1)
2) إيصال الإستلام (نموذج رقم 2)

الإجراءات:
إستلام أصل أمر القبض مصحوباً بالمبلغ النقدي أو الشيك ومن ثم يتم أعداد إيصال الإستلام بالمبلغ وتزويد المستفيد بأصل الإيصال والاحتفاظ بصورتين واحدة لإرفاقها مع أصل أمر القبض مع كشف المتحصلات الإسبوعي والأخرى تحفظ في بوك إيصالات الإستلام 0

الضوابط:
1)التأكد من أن الشيك مصدق من البنك 0
2) يفضل أن يحدد في الشيك الغرض من الإيداع0





التسجيل بدفتر يومية الصندوق

تعريف: هو الدفتر الذي يتم فيه تسجيل مقبوضات ومدفوعات الصندوق اليومية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) الحوالات المصروفة0
2) إيصالات الإستلام0
3) إشعارات الإيداع لمؤسسة النقد العربي السعودي0
4) شيكات وزارة المالية الخاصة بتغذية الصندوق0

الإجراءات:
1) التسجيل في خانة المقبوضات جميع مقبوضات الصندوق خلال الفترة0
2) التسجيل في خانة المدفوعات جميع مدفوعات ومصروفات الصندوق من الحوالات وإيداعات الصندوق لمؤسسة النقد العربي السعودي خلال نفس الفترة0






تغـــذية الصنـــدوق

تعريف: هو تمويل الصندوق بالتغذية0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
بيان مفصل بالمنصرف نقداً من تغذية الصندوق السابقة والرصيد المتبقي إعتباراً من التغذية الثانية0

الإجراء:
إعداد أمر اعتماد الصرف وطباعته آلياً0

الضوابط:
1) عند إعداد التغذية الثانية وما بعدها يكون الرصيد النقدي المتوفر وقت التغذية بنسبة(15%)أو أقل من إجمالي مبلغ التغذية المقرر0
2) عدم تغذية الصندوق بمبالغ مالية زيادة عن المبلغ المقرر صرفه0
3) عند طلب التغذية في بداية السنة المالية يرفق المحضر النهائي جرد الصندوق





كشف المتحصلات والمدفوعات



تعريف: هو بيان يتم إعداده إسبوعيا يمثل متحصلات الصندوق من إيرادات وتغذيات وبيان آخر بمدفوعات الصندوق من الحوالات المصروفة وإيداعات مؤسسة النقد العربي السعودي0

الجهة المختصة: الإدارة المالية 0

النماذج:
1) بيان بالمقبوضات خلال إسبوع0
2) بيان بالمدفوعات لنفس الفترة0

الإجراءات:
إعداد بيانين /الأول: لمقبوضات الصندوق خلال الاسبوع0
/الثاني:لمدفوعات الصندوق لنفس الفترة0
ويرفق بهما صور من إيصالات الإستلام المعده خلال إسبوع وأصول الحوالات المصروفة خلال الإسبوع وصور من إشعارات الإيداع لمؤسسة النقد خلال الفترة نفسها ومن ثم يتم تسليمها لشعبة الحسابات بالإدارة المالية لإعداد التسويات اللازمة0







إحالة المستندات إلى ديوان المراقبة العامة

تعريف: إحالة المستندات والأضابير ومستنداتها وشنطها مقفلة ومبوبة إلى ديوان المراقبة العامة0
الجهة المختصة:الإدارة المالية.
النماذج:
1) خطاب إحالة إلى ديوان المراقبة العامة يوضح به المرفقات مع مفاتيح الشنط الحديدية المغلقة0
2) أصوال المسيرات والكشوفات بعد التوقيع عليها بالإستلام من مستحقيها
الإجراءات
1) فرز الأضابير والمستندات شهرياً بدءًا من أول شهر هجري حتى نهايتة0
2) بعد إرسال المستندات قد يرد إلى هذه الإدارة مستندات لأشهر ماضية يعد بموجبها خطاب مستقل يرسل لفريق العمل الميداني بالوزارة لإرفاقة0
3) تأمين شنط حديدية مقفلة تحتوي كافة المستندات0
4) كتابة اسم الباب والشهر والسنة على ظهر الشنط0
الضوابط:
بعد إرسال جدول الحسابات الشهري وكشف التوازن ترسل المستندات للديوان لمراجعتها وتدقيقها ومن ثم لحفظها بديوان الوزارة




الرد على ملاحظات الدايون


تعريف: التعقيب لدى شعب أقسام الإدارة للرد على ملاحظات ديوان المراقبة العامة أو مخاطبة الجهة المعنية بالملاحظة.

الجهة المختصة: الإدارة المالية0

النماذج:
خطاب إحالة إلى الشعب والأقسام المختصة0

الإجراءات:
1) إعداد الخطاب بالحاسب الآلي0
2) إرفاق المستندات الملاحظ عليها من الديوان0
3) الرد على ملاحظات الدايون عند ورود الإجابة من الجهة المختصة.
4) إعداد خطاب إلى مركز المحفوظات والاتصالات الإدارية لحفظ المستند بعد أن تم الانتهاء من إجابة الديوان على الملاحظات وإجازة صرفه 0
5) إعداد خطاب تعقيبي للشعبة /قسم(داخل الإدارة ) خلال المدة النظامية0
6) التعقيب خلال المدة النظامية المقررة (30)يوماً0
7) حث الجهات المختصة لإجابة ملاحظات الديوان0
8) تزويد ديوان المراقبة العامة بالخطابات التعقيبية ومتابعتها.






الحجز على مستحقات المقاولين

تعريف: الحجز على مستحقات المقاولين صرف لهم بالزيادة أو حسم غرامة لم يتم تحصيلها0

الإجراء:
إثبات عهدة وتسجليها في السجلات المالية المختصة0

الضوابط:
1) يعد خطاب إلى المقاول يطلب التسديد ويعطى مهلة لمدة (30) يوماً حسب النظام0
2) يعد خطاب تعقيبي يطلب التسديد ويعطى مهلة لمدة(30)يوماً أضافية.
3) يتم التعميم لكافة المصالح الحكومية بحجز مبلغ يمثل الاستحقاق0